Structure et fonctionnement de l'Administration du Sénat.

Conformément aux dispositions de l’article 248 du règlement intérieur du Sénat l’administration du Sénat est appuyée par les services Administratifs ou Questure, les services Techniques ou Greffe et le BUREAU d’Etudes.

           I. Les Services Administratifs (Questure)

Ils sont appelés  Questure et sont subdivisés en quatre Direction suivantes :

  • La direction de matériel ;
  • La division Socio-Médical ;
  • La direction des relations Publiques et protocoles ;
  • La direction du personnel.

Ainsi, les Directions ont en leur sein des Divisions. Les Divisions ont aussi en leur sein des Bureaux.

  1. La Direction de Matériel

Elle est chargée de :

Gérer les patrimoines : mobiliers et immobiliers, les équipements et le charroi automobile, il assure les travaux techniques de maintenance et de la réparation des bâtiments. Enfin elle entretien les bâtiments et les parcs. Notons que cette Direction comprend les Divisions suivantes :

  • Division Transport et Entretien,
  • Division Intendance,
  • Division Technique et Construction.

 

  1. La direction Socio-Médicale

Elle s’occupe de :

  • La Sécurité Sociale des Sénateurs pendant et après le mandant,
  • La Sécurité Sociale des Administratifs et du Personnel Politique,
  • Des ayants droits des catégories précités,
  • De la gestion de la polyclinique moderne du Sénat,
  • La direction Socio-Médicale est repartie en trois divisions à savoir :
  • Division social
  • Division Médicale.

 

  1. Direction des relations Publiques et Protocole

Elle s’occupe de toutes les questions relatives :

  • Aux Relations Publiques (Voyages) ;
  • Toutes les questions relatives au protocole (accueil, audience, cérémonie, etc.) ;
  • La communication.

De même cette direction comprend :

  • Division Relations Publiques ;
  • Division Communication.
  1. D direction des services Généraux

Direction des services Généraux comprend en son sein trois Divisions qui se présente comme suit :

  1. Division personnel

Elle a quatre Bureaux dont :

  • Bureau Gestion du personnel : s’occupe de la gestion des cadres et agents du Sénat.
  • Bureau Contentieux : il règle les problèmes du personnel de l’administration du Sénat.
  • Bureau Pension et Rente : traite de la mise en retraite des cadres Sénatoriaux et tous les avantages qui proviennent de cette disposition.
  • Bureau Formation : tout agent du Sénat qui entre dans la fonction et tout ce qui exercent leurs services par ce bureau pour être formés. Notons que c’est pour bien faciliter le principe de reclassement de ses agents.
  1. Division Budget et Finances

     Cette Division comprend quatre bureaux suivants :

  • Bureau comptabilité et Budget : s’occupe du budget du sénat.
  • Bureau Dépense Sénateur/ Personnel Politique : il s’agit de rémunérations incluant les frais et les avantages du Sénateurs.
  • Bureau trésorerie : concerne tout ce qui touche au trésor dudit Sénat.
  • Bureau Dépense du Personnel Administratif : la situation de traitement, frais de mission et d’autres avantages sont réglés par ce bureau.
  1. Division Economat

Est divisée en deux bureaux suivants :

  • Bureau Gestion de stocks : il est chargé de gérer les stocks ;
  • Bureau Approvisionnement : il est chargé de l’Approvisionnement de fourniture du bureau.


    II. Les services Techniques (Greffe)

Par ces services il faut entendre du greffe, ils assistent le Sénat dans l’accomplissement des travaux parlementaires et réalisent des études ainsi que des recherches dans tous les domaines de l’activité parlementaire. Le greffe se compose de quatre Directions :

  • Directions des séances ;
  • Direction de la documentation ;
  • Direction de commissions ;
  • Bureau d’études.

 

  1. Direction des séances

Est chargée de :

  • La réception des documents dont la plénière qui doit être saisie ;
  • La préparation du dossier du président (aide-mémoire, et autres documents du travail) ;
  • La ténue du livre bleu (enregistrement et codification des projets et proposition des lois) ;
  • La constitution du double archivage d’un exemplaire officiel des procès-verbaux signés par le rapporteur et président du Sénat ;
  • La mise au net des rapports de textes et lois adoptés en séances plénière.

 De même, la Direction des séances est répartie en trois divisions suivantes :

  • Division des séances ;
  • Divisions des comptes Rendus Analytiques ;
  • Division des Annales Parlementaires.
  1. La division des séances

Comprend le bureau procès-verbaux, chancellerie/dossier législatif et le bureau lois.

  1. La division comptes Rendus Analytiques

Elle est repartie en deux bureaux suivants : bureau comptes rendus analytique et bureau d’enregistrement.

  1. Division Annales parlementaires

Elle a deux bureaux : le bureau des annales parlementaires et le bureau traduction.

  1. Direction documentation

 Est chargée de gérer quotidiennement :

  • Le service de documentation ;
  • Les archives et la photothèque ;
  • La bibliothèque et l’hémérothèque ;
  • Le réseau informatique ;
  • L’unité de production des imprimés législatifs, administratifs et particuliers autorisés.

Elle a en son sein, quatre divisions :

  • La division de la documentation et archives ;
  • La division de la bibliothèque et hémérothèque ;
  • La division informatique et ;
  • La division imprimerie et photothèque

Ainsi en rapport avec leur attribution

  1. Division documentation et archives

Elle a deux bureaux : le bureau documentation et le bureau archives.

  1. Division bibliothèque et hémérothèque

Elle a deux bureaux : le bureau bibliothèque et le bureau hémérothèque.

  1. Division informatique

Elle est constituée de trois bureaux qui sont : le bureau d’études  et conception, bureau  Equipement et maintenance informatique, bureau exploitation et réseau informatique.

  1. Division imprimerie et reliure

Comme les deux premières, elle a deux bureaux : imprimerie (brochage/reliure) et photothèque.

Ainsi donc, une structure a été créée grâce au partenariat, et est gérée par le parlement (Assemblée nationale et Sénat) et dépendant de cette direction :

Le centre de documentation du parlement (CDP) .

Celui-ci est considéré comme direction. La structure organisationnelle et fonctionnelle du centre de documentation et le travail qui s’effectue au sein de ce centre revêt un caractère technique.

Il faut noter que le centre de documentation du parlement a six bureaux, à savoir :

  • Bureau recherche et acquisition: celui-ci celui s’occupe de l’accueil qui fournit toutes les informations avant d’avoir l’accès au centre, recherche des sources d’information l’analyse de besoin utilisateurs (chercheur), la sélection de documents à commande, la commande des ouvrages et périodique, l’acquisition des documents (par achat, don et lèges).
  • Bureau traitement des documents : il s’occupe du catalogage, de l’indexation, du résumé ou condensation de la coopération.
  • Bureau Magasin et Sécurité : il est chargée du stockage (classement des ouvrages le rayonnage et mémorisation des données), il veille au vol et à la restauration des ouvrages.
  • Bureau Diffusion : il s’occupe de lecteur, produit documentaire.
  • Bureau Administration Réseau : il est chargé de l’administration du serveur ou est installé e système de gestion de la bibliothèque appelé : « PMB », de créer des backups, de donner les priorités d’accès aux utilisateurs lors du catalogage des documents.
  • Bureau Logistique : il est chargé de s’approvisionner en matériels suite à la demande d’un service.
  1. Direction des commissions

Est chargée de :

  • Couvrir les travaux des commissions, produire et faire adopter les procès-verbaux y relatifs ;
  • Préparer et couvrir la conférence des présidents ;
  • Elaborer le projet de calendrier des travaux de la session ;
  • Préparer les dossiers du président et du rapporteur des commissions ;
  • Rédiger, corriger, reproduire, et distribuer les rapports et autres documents des commissions.
  • Mettre au net les projets et propositions de la loi adoptés en sous-commission et commission.

Sa structure interne est composée de :

  • La division politique, administrative et juridique
  • La division économique et financière
  • La division Socio-culturelle
  • La division des relations extérieures
  • La division des relations avec les institutions provinciales.
  1. La division politique, administrative et juridique

Elle s’occupe des travaux en commission sur des matières relevant du secteur politique, administratif et juridique.

  1. La division économique et financière

Elle est chargée de traiter les matières relevant du secteur économique et financière.

  1. La division Socio-culturelle

Elle s’occupe des travaux en commission et sous-commissions sur les matières relevant du secteur social et culturel.

  1. La division des relations extérieures

Elle est chargée de traiter les matières relevant des relations extérieures.

  1. La division des relations avec les institutions provinciales

Cette division est chargée de traiter les travaux en commission sur les matières relevant des institutions provinciales et des entités décentralisées.

  1. Le bureau d’études

Dirigé par un conseiller coordonnateur, le bureau d’études compte huit sections :

  • Section politique, administration te juridique ;
  • Section économique financière et bonne gouvernance ;
  • Section relations extérieures ;
  • Section socio-culturelle ;
  • Section défense, sécurité et surveillance des frontières ;
  • Section environnement ressources naturelles et tourisme ;
  • Section infrastructures et emménagement du territoire ;
  • Section relations avec les institutions provinciales et les entités décentralisées.

Il faut préciser que le bureau d’études travaille en étroite collaboration avec le bureau du sénat et les commissions permanentes.

 

La cellule de communication